Cómo hacer la nómina de un empleado

Qué es una nómina

Una nómina es un documento oficial que una empresa entrega regularmente a sus empleados, generalmente de forma mensual. Este documento detalla de manera específica y clara toda la información relacionada con la remuneración y los beneficios que un empleado recibe por su trabajo durante un periodo determinado, habitualmente un mes.

La nómina incluye información como el salario bruto, las deducciones (por impuestos, seguridad social, etc.), y el salario neto, así como otras compensaciones y beneficios adicionales que pueda recibir el empleado.

Es importante señalar que la emisión de la nómina es un requisito legal para las empresas con trabajadores en nómina. Las nóminas deben seguir una estructura específica que cumpla con la normativa vigente en el país correspondiente. En España, por ejemplo, las nóminas deben incluir ciertos datos obligatorios, como los datos de la empresa y del trabajador, el periodo de liquidación, las percepciones salariales y no salariales, las deducciones aplicadas, y el total a percibir.

Además, las nóminas también sirven como un registro oficial tanto para el empleador como para el empleado, ayudando a garantizar la transparencia y el cumplimiento de las obligaciones laborales y fiscales. En algunos casos, la nómina puede incluir información sobre el tipo de contrato, las horas trabajadas, y otros elementos relevantes según la legislación laboral aplicable.

Estructura y datos que lleva una nómina

En una nómina, lo primero que debemos identificar son los datos tanto de la empresa como del trabajador, así como el periodo de liquidación al que corresponde la nómina. Estos datos generalmente se encuentran en el encabezado de la nómina:

1. Datos de la empresa/organización: En esta sección deben aparecer el nombre legal de la empresa, su dirección, el CIF (Código de Identificación Fiscal), y el código de cuenta de cotización del trabajador.
   
   
2. Datos del trabajador: También en el encabezado se deben reflejar el nombre completo del trabajador, su DNI (Documento Nacional de Identidad), el número de afiliación a la Seguridad Social, la categoría o grupo profesional, el grupo de cotización, la fecha de ingreso en la empresa, el código del contrato de trabajo, y el puesto que desempeña.
   
   
3. Periodo de liquidación: Este apartado indica el periodo de tiempo por el cual se calculan y registran los salarios y otros beneficios de los empleados, así como las deducciones y retenciones correspondientes. Se identifican fácilmente por las fechas de inicio y fin del periodo y el total de días trabajados correspondientes a esa nómina en concreto.

El periodo de liquidación puede variar según la política de la empresa, pero generalmente es mensual, quincenal, o semanal, dependiendo de la frecuencia de pago establecida.

Qué deducciones tiene una nómina

Las deducciones de una nómina son las cantidades que se restan del salario bruto de un trabajador para obtener su salario neto. Estas deducciones pueden incluir:

• Cotizaciones a la Seguridad Social: Son las contribuciones obligatorias que tanto el trabajador como el empleador deben hacer al sistema de Seguridad Social. Estas cotizaciones se destinan a cubrir diversas prestaciones sociales como pensiones, desempleo, incapacidad temporal, y asistencia sanitaria.
  
  
• Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF): Es una retención a cuenta del impuesto que grava los ingresos de las personas físicas. La cantidad retenida varía según el salario y la situación personal y familiar del trabajador (número de hijos, estado civil, etc.).
  
  
• Otras deducciones: Dependiendo de la empresa y el país, pueden existir otras deducciones adicionales como:

1. 1. Cuotas sindicales: Si el trabajador está afiliado a un sindicato, puede tener una deducción correspondiente a las cuotas de afiliación.
      
      
   2. Anticipos: Cantidades que el trabajador haya recibido como adelanto de su salario y que se descuentan en la nómina correspondiente.
      
      
   3. Embargos salariales: Si el trabajador tiene deudas y ha recibido una orden judicial de embargo, se deducirá la cantidad correspondiente.
      
      
   4. Planes de pensiones: Aportaciones a planes de pensiones privados si están establecidos entre las condiciones laborales.
      
      
   5. Seguros: Descuentos por seguros contratados a través de la empresa, como seguros de salud o de vida.

Estas deducciones son esenciales para calcular el salario neto que el trabajador finalmente recibe.

Diferencia entre salario bruto y salario neto

La diferencia entre el salario bruto y el salario neto radica en las deducciones que se aplican al salario bruto para obtener el salario neto. Aquí se explica cada uno y su diferencia:

• Salario bruto:

 Es la cantidad total que un empleado recibe por su trabajo antes de realizar cualquier deducción.

Incluye el sueldo base, así como otras retribuciones adicionales como horas extras, bonificaciones, comisiones, y cualquier otro tipo de remuneración.

Es la cifra acordada en el contrato de trabajo y sobre la cual se calculan las contribuciones y retenciones obligatorias.

• Salario neto:

Es la cantidad que el empleado recibe finalmente en su cuenta bancaria, después de aplicar todas las deducciones correspondientes.

Las deducciones pueden incluir cotizaciones a la Seguridad Social, retenciones por el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) u otros impuestos similares, cuotas sindicales, anticipos, embargos salariales, entre otras.

Representa el dinero disponible para el trabajador después de cumplir con todas las obligaciones fiscales y sociales.

Diferencia principal entre salario neto y salario bruto

El salario bruto es el total antes de deducciones, mientras que el salario neto es lo que queda después de todas las deducciones legales y acordadas.

Por ejemplo, si un empleado tiene un salario bruto de 2,000 euros al mes, después de descontar las contribuciones a la Seguridad Social, el IRPF y otras posibles deducciones, su salario neto podría ser de 1,600 euros.